摘要
本文介紹如何透過 ChatGPT Work 的外掛程式（Plugins），將 Gmail、Google Calendar、Microsoft Teams 等常用服務連接進同一個 AI 工作流程。透過實際案例，示範如何同時使用 Gmail 與 Visualize 等 外掛程式，讓 ChatGPT 從資料取得、整理到視覺化呈現一次完成。文章也介紹 Plugin Management，說明如何根據既有對話、使用習慣與工作內容，自動推薦適合安裝的外掛程式。透過 外掛程式，ChatGPT Work 不再只是回答問題，而能進一步串接不同工具、資料來源與 Actions，協助處理原本散落在多個 App 裡的重複工作。

引言

你只是想完成一件事情，結果手已經開始在不同視窗之間來回切換。

Gmail 找信、Calendar 對時間、Teams 翻訊息，找到資料後複製一下、貼到 ChatGPT；整理完，再搬去下一個工具。很多時候，真正麻煩的不是工作本身，而是你一直在替不同 App 搬資料。

但如果下一次，不是你把 Gmail 裡的資料搬給 ChatGPT，而是 ChatGPT 自己去找呢？找完之後，甚至還能直接交給下一個工具繼續處理。

這也是我開始使用 外掛程式 之後，覺得最有意思的地方：ChatGPT 不再只是工作流程中的其中一站，而是開始把原本散落在不同 App 裡的資料和工具接進同一件任務。

實際用過之後，我還發現另一件事：你甚至不一定要先知道自己該裝哪些 外掛程式。

所以這篇我不打算帶你逛完整個外掛程式清單，而是直接分享兩個我自己實際跑過的用法：怎麼把 Gmail 和其他工具串進同一個任務，以及怎麼讓 ChatGPT 反過來推薦適合你的 外掛程式。

我也會把實際使用的 提示詞、操作方式，以及我自己跑過後留下的經驗一起整理給你。

照著跑一次，你就能知道 外掛程式 到底能省掉哪些來回切換 App 的步驟，也能找到下一個最值得接進自己工作流程的工具。

外掛程式：把你平常使用的服務接進 ChatGPT Work

前面我們做的事情，大多都還發生在 ChatGPT Work 裡面。

但實際工作時，資料通常散落在不同地方：信件放在 Gmail、行程排在 Google Calendar、團隊討論可能又在 Microsoft Teams。

這時候就會用到外掛程式( Plugins)。

你可以先把它想得很簡單：外掛程式就是把這些原本就在使用的服務，連接到 ChatGPT Work 裡。

連接的方式也不複雜。點開介面左上角的 Plugins，搜尋想使用的服務，例如 Gmail 或 Microsoft Teams，接著依照畫面完成登入與授權就可以了。

〔截圖 1：從左側進入「外掛程式」，搜尋想要連接的服務，並從搜尋結果中選擇對應的 Plugin。〕

連接完成之後，真正有趣的地方才開始。

你不需要為了使用 外掛程式，另外學一套特殊的提示詞寫法。大部分時候，你還是照平常說話的方式，把「想做什麼」描述清楚就好。

直接看一個例子會比較快。

假設我月底想確認最近有哪些服務準備扣款，又懶得自己一封一封翻信箱，我可以直接對 ChatGPT Work 說：

幫我整理最近三個月的 @Gmail，找出跟訂閱、會員續約和信用卡帳單有關的信，整理每一筆的金額，以及下一次扣款或繳費日期，並附帶相關備注，最後再用@Visualize 呈現給我。

這句提示詞裡，我一次叫用了兩個外掛程式。

@Gmail 讓 ChatGPT Work 可以從我的信箱取得這次任務需要的資料；@Visualize 則接手後面的呈現，把整理好的資訊轉成比較容易閱讀的圖表。

〔截圖 2：讓 ChatGPT Work 串聯不同雲端應用服務〕

原本這件事情，我可能得自己打開 Gmail、搜尋信件、把金額和日期記下來，再另外開一個工具整理。
現在，我比較像是在交代一件事情：「幫我看看最近有哪些帳單快要到了，整理好之後直接做成視覺圖表給我。」
至於資料要去哪裡找、最後要交給哪個工具處理，就可以透過外掛程式串在同一個任務裡。

還有一個更懶的方式

前面介紹了不少外掛程式，也看過幾個實際案例，但真的打開外掛程式清單之後，你很快就會遇到另一個問題：這麼多外掛，我到底該裝哪一些？如果每一款都自己慢慢找、慢慢研究，其實光挑工具就可能花掉不少時間。

所以這裡分享一個我自己更喜歡的方式：不要自己找，直接讓 ChatGPT 幫你挑。

你可以叫出 Plugin Management，請 ChatGPT 根據目前的對話脈絡、使用習慣，以及你平常正在進行的工作，反過來推薦幾個最適合你的 Plugins。換句話說，不是先逛完一輪 Plugin 清單，再想哪些可能有用，而是直接從「我平常都在做什麼」開始找。

操作上也很簡單，直接把下面這段提示詞貼到 ChatGPT Work 裡：

利用 @Plugin Management，根據我的對話脈絡、使用習慣與目前正在進行的工作，推薦五個最適合我安裝的 Plugins。

請按照我可能使用的頻率由高到低排序，並簡單說明每一個推薦給我的理由。

接著讓 ChatGPT 自己分析就好。

像我實際跑出來的結果就滿有意思。因為最近大部分的工作都圍繞著鐵人賽，對話裡經常出現文章整理、內容管理、圖片製作和視覺設計等需求，所以推薦結果裡就出現了 Notion、Canva、Figma 這類跟目前工作方式滿接近的服務。

〔截圖 3：讓 Plugin Management 根據近期對話與使用習慣推薦適合的 Plugins；這次推薦結果包含 Notion、Canva 與 Figma。圖源：作者截圖〕

我覺得這個方法最有意思的地方，不只是「少找幾個 外掛程式」，而是推薦的方向反過來了。
以前是先看「有哪些工具」，再想自己能拿來做什麼；現在則是先看「我平常都在做什麼」，再讓 ChatGPT 幫我找可能值得接進工作流程裡的工具。

看到有適合自己的，再決定要不要連接就好。

小結：

看到這裡，下次再遇到那些需要來回切換 Gmail、行事曆、文件或其他工具的工作時，也許就可以先停一下，想想看：這些步驟，有沒有可能直接接進 ChatGPT Work 裡？

不需要一次裝滿所有外掛程式，也不用先研究完每一款工具。從一件自己真的嫌麻煩、又經常重複的工作開始，把需要的資料來源和工具接進來就好。慢慢地，你會發現自己不再只是叫 ChatGPT「回答一個問題」，而是開始把原本散落在不同 App 裡的工作，一件一件交給它處理。

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